Fuhrparkverwaltung Zusatzmodul zum HBIS-Kfz-Handel

Inhalt

Kurzbeschreibung
Grundsätzliches
Grundlagen
Zusätzliche Felder im Kfz-Stamm
Interne Auftragserfassung
Fibu-Übergabe / Statistikanlage
Terminlisten
 

Kurzbeschreibung

Die Fuhrparkverwaltung ist ein Zusatzmodul  zum HBIS-Kfz-Handel. Sie dient hauptsächlich der Verwaltung und Wirtschaftlichkeitsüberwachung von Eigenfahrzeugen.
Anfallende Kosten für Reparaturen, Wartungen, Prüfungen etc. an Eigenfahrzeugen oder Garantieleistungen für Fremdfahrzeugen können  in einer „internen Auftragsbearbeitung“ dem Fahrzeug zugeordnet, und als Kostenbuchungen automatisch an die KHK- Fibu übertragen werden. Kostenpflichtige Reparaturen an Fremdfahrzeugen werden als „normale“ KHK-Aufträge/Rechnungen erfasst.
Für die Überwachung der Wartungs- Inspektionstermine etc. können periodisch Terminlisten gedruckt werden.


Grundsätzliches

Die HBIS- Kfz/Fuhrpark-Verwaltung ist ein Zusatzmodul zur Sage KHK- Classic Line. Die Fuhrparkverwaltung kann nur im Zusammenhang mit dem HBIS-Modul „Kfz-Handel“ eingesetzt werden Die Programme/Masken/Formulare wurden mit der Sage KHK-Entwicklungsumgebung erstellt, so dass der Anwender die Möglichkeit hat, Formulare mit dem KHK-Formulargestalter und Masken mit dem "Formdesigner" zu bearbeiten.Das Eingabeverfahren entspricht weitgehend dem der Sage KHK Programme.
 

Grundlagen

 In  der Installationsdatei  HBKFZ.INI im RES-Pad (sage\khk\clbs\31\RES) werden zusätzlich folgende Parameter hinterlegt: 

[Interne Kunden]
9910000000=Werkstatt Kfz                                                 
An diesen Kundennummern wird ein Vorgang
9920000000=Werkstatt Lkw                                                als „interner Vorgang“  erkannt.
9930000000=Werkstatt Nutzfahrzeuge                               
Im Kundenstamm müssen Kundenstammsätze
9940000000=Prüfungsdiest, Tüv, AU etc.                          
diesen Nummern angelegt sein.
9950000000=Tankstelle                                                      Diese Liste kann beliebig geändert/erweitert
9960000000=Garantieleistungen für Fremdfahrzeuge     werden.
                                                                                                  

Achtung! Da sich die „internen Vorgänge“ nur durch diese besondere Kundennummern von „normale Vorgängen“ unterscheiden ist es erforderlich diese Kundenstammsätze mit besonderen Auswertungskennzeichen zu versehen.

                 z.B. Rechnungskreis (z.B. „9“ )
                        Dieser Nummernkreis sollte dann von der Stapelabrechnung/Sammelrechnung etc. ausgeschlossen werden

                        Vertreternummer (z.B. 991-999)
                        Die Vertreternummer ist entscheiden für die Vorgabe der Kostenstelle.
                        Über dieses Feld kann somit gesteuert werden welche „Haben-Koststelle“ in der Fibu bebucht wird.
 

Zusätzliche Felder im Kfz-Stamm

Der Fahrzeugstamm wurde um folgende Felder erweitert.

Feld 15: Kostenstelle
   - eine gültige Kostenstellennummer, d.h. sie muss im Kostenstellenstamm angelegt sein.
   - F2  = Suche nach Kostenstelle
     Die Kostenstelle kann nur Eigenfahrzeugen zugeordnet werden.
     Im Kfz-Stamm wird ein zusätzlicher Index (mit Matchcodesuche) nach Kostenstelle geführt.

Feld 25: Sichtprüfung
   - Termin für die nächste Sichtprüfung (tt.mm.jj)

Feld 26: Tachoprüfung
   - Termin für die nächste Tachoprüfung (tt.mm.jj)

Feld 27: Kranprüfung
   - Termin für die nächste Kranprüfung (tt.mm.jj)

 Interne Auftragserfassung

 Programm: PA2100 Steuerzeichen 00A00

In diesem Programm können nur 2 Vorgangsarten bearbeitete werden. Diese sind:

     - Interne Aufträge (=KHK-Auftrag jedoch nur für bestimmte Kunden siehe HBKFZ.INI)
     - Interne Rechnung (=KHK-Lieferschein für interne Kunden siehe HBKFZ.INI)

  

 Nach Auswahl der Vorgangsart wird der „interne Kunde“ (z.B. Abteilung, Filiale) gewählt der die interne Dienstleistung durchführt und dessen Kostenstelle belastet wird.

 

Nach Auswahl des internen Kunden (=z.B. Abteilung/Filiale) verzweigt das Pogramm automatisch in das Fahrzeugs-Fenster. Hier kann das Fahrzeug ausgewählt werden.

Der Tachostand und die Kostenstelle können geändert werden.

Bleibt bei Fremdfahrzeugen die Kostenstelle leer, so wird automatisch die Sammel-kostenstelle in die Kostenbuchung einbezogen.

 
    

Anschließen werden die anfallenden Reparaturarbeiten/Leistungen/Ersatzteile etc. als Artikelpositionen eingegeben.
Fahrzeugnummer und pol. Kennzeichen wird im Maskenkopf angezeigt.

 

Im Matchcode der internen Vorgänge werden zusätzlich die Kfz-Nr. und das polizeiliche Kennzeichen des Fahrzeugs angezeigt.

 Optional kann zum erfassten Vorgang sofort ein Werkstattauftrag gedruckt werden.


 

Das Formular für den internen Werkstattauftrag ist in der Datei AUFTM130.FRW hinterlegt und kann mit dem KHK-Formulargestalter bearbeitet werden. Bei Bestehenden Vorgängen kann der Druck aus dem Optionsmenü angesteuert werden.
In den Vorgang wird Formularvariante „7“ für die KHK-Korrespondenzformulare eingetragen.

 Bei Lieferscheinneuerfassung (interne Rechnung) wird automatisch in den Artikelpositionen das Feld „Auftragsmenge“ = „Liefermenge“ (ohne vorherige Abfrage) gesetzt.  Somit wird verhindert dass dieser Vorgang in den Listen „Offene Aufträge...“ ausgewiesen wird.


 

Fibu-Übergabe / Statistikanlage

 Nach Protokolldruck werden die internen Rechnungen als Kostenbuchungen an die Fibu übergeben. Hier werden je Erlöscode 2 Kostenbuchungen erzeugt:

       - Erlöskonto (wie RA-Buch)an Kostenstelle Haben
       - Kostenstelle (Kfz) an Erlöskonto

       Der Kostenträger wird gemäß KHK-RA-Buch vorgegeben (aus Vorgangskopf oder Artikel bzw. Eingabe in Positionsdetails)

 

Folgende Statistiken werden in der ABF aktualisiert:

      - Kundenkartei
      - Artikelkartei
      - Fahrzeugkartei
      - Monats-Dispo (Verbräuche)

Terminlisten

 

Folgende Listen können gedruckt werden:

      - Tüv
      - Gasprüfung
      - AU
      - Sicherheitsprüfung
      - Tachoprüfung
      - Kranprüfung