Kfz – Vermietung Zusatzmodul zum HBIS–Fahrzeughandel Cl 3.2

 

 

 

Kurzbeschreibung

 Die Kfz-Vermietung  ist ein Zusatzmodul zum HBIS-Kfz-Handel. Siedient der Erfassung von Vermietaufträgen  in denen Kunden-, Fahrzeugs-, Auftrags-, Abhol- und Rückgabedaten dem Vorgang zugeordnet werden. Vermiet-Tage/Stunden und die gefahrenen km
werden automatisch ermittelt. Je nach Fall werden Sonn- und Feiertage aus dieser Berechnung optional ausgeschlossen. Bei der
Fahrzeugdisposition werden evtl. vorhandene Überwachungstermine des Fahrzeugs wie z.B. TÜV, AU, Tachoprüfung etc.
berücksichtigt.
Die Preisermittlung verläuft nach dem Standard-KHK-Verfahren, sodass nach Tagen/Stunden/km gestaffelte Vermietpreise bzw.
 Kunden-Sonderkonditionen in den Abrechnungspositionen Anwendung finden. Die Vermietabrechnung geht als Rechnung in die
KHK-ABF ein. Vermietungen werden somit nach dem Druck des RA-Buches in die Kfz-Kartei, ABF-Statistiken und KHK-Fibu 
übernommen.
Mehrere Auswertungslisten geben Auskunft über Fahrzeugeinsatz/Auslastung etc.
Optional können die Vermietdaten im VCS-Format exportiert und in den Outlook bzw. MS-Works- Kalender eingelesen und hier
ausgewertet werden (Zusatzmodul).


 

Vermietgruppen

Jedem Fahrzeug kann eine Vermietgruppe zugeordnet werden, sie ist maßgebend für die Ermittlung des Mietfahrzeugs sowie die
automatische Generierung der Vermietpositionen.

Feld 2 und 3 wird für die Berechnung der Vermiettage verwendet (z.B. Miete für Baumaschinen, es werden nur Werktage,
also Mo Di Mi Do Fr berechnet).

 Feld 3 : Feiertage
Die Feiertage können in der Datei „Feiertage.ini“ im Res-Pfad hinterlegt werden. Wenn Feiertage nicht in die Berechnung einbezogen
werden sollen, muss dieses Feld auf „nein“ gesetzt werden.

 Feld 4-6: In diesen Feldern werden die Artikelnummern eingetragen, die für die Generierung der Vermietpositionen verwendet werden. Es müssen nicht alle Artikelnummer-Felder gefüllt werden.
In der Positionserfassung wird das Mengenfeld automatisch mit den ermittelten Tagen, Stunden oder km vorbesetzt.
Die Artikelnummern müssen im KHK-Artikelstamm angelegt sein. 

Feld 5-9:
Auch diese Felder werden wie Feld 4-6 in die Positionsgenerierung einbezogen, Die Menge wird bei diesen Positionen jedoch immer
auf „1“ gesetzt.
Die Artikelnummern müssen im KHK-Artikelstamm angelegt sein.
 

Kfz-Stamm

 Im Kfz-Stamm wird Vermietfahrzeugen das „Kennzeichen Vermietung = Ja“ zugewiesen. Solchen Kfz-Stammsätzen kann in
Feld 30 eine Vermietgruppe zugewiesen werden.
Eine ausführliche Beschreibung des Kfz-Stamms finden Sie in der Dokumentation des Kfz-Handels.

Vermieterfassung

 Die Vermieterfassung ist das „Kernstück“ dieses Zusatzmoduls.
 

 Die Erfassung eines Vorgangs erfolgt in folgenden Schritten:

    - Erfassung eines Vermietauftrags
    - Abholung des Fahrzeugs
    - Rückgabe des Fahrzeugs
     

Erfassung eines Vermietauftrags

 - Nach Eingabe der Vermietgruppe und des Mietzeitraums werden alle freien Fahrzeuge angezeigt. Wird keine Vermietgruppe
 eingegeben, bezieht sich die Selektion auf alle Fahrzeuge
- Auswahl eines Fahrzeugs
- Eingabe des Vermietzeitraums (Datum Von - Bis, Uhrzeit Von - Bis ) und die voraussichtliche km-Leistung.
  Aus dem Zeitraum werden Vermiet- Tage/Stunden berechnet und vorgegeben.
  Diese Werte können nun auf Wunsch überschrieben  werden. Dieses ist  z.B. dann der Fall, wenn in die Abrechnung nur Tage und
  keine Stunden einfließen.
  Aus der Berechnung der Vermiettage werden evtl. Sonn- und Feiertage gemäß den Angaben im Vermietgruppenstamm
  ausgeschlossen.
- Nach der Auswahl des Fahrzeugs werden nun automatisch Artikelpositionen zu diesem Vorgang generiert. Dabei werden
  Tage/Stunden/km in die Mengenfelder der  einzelnen Artikel eingetragen.
- Die erzeugten Artikelpositionen können nun von Hand weiterbearbeitet werden. Das Eingabeverfahren entspricht weitgehend
  dem/der Auftrags/Angebotserfassung.
- Vermietpreis:
  In der Vermietung gilt die Standard- KHK- Preisfindung, das gilt auch für die automatisch generierten der Vermietpositionen.
  Es ist somit möglich, im Artikelstamm zu einem Artikel (z.B. für  Tagesabrechnung) eine Preisstaffel zu hinterlegen.

      z.B.
    VK- Preis      100 EUR  pro Tag

    Staffel 1   Ab      7 Tage   90 EUR pro Tag
    Staffel 2   Ab    14 Tage   80 EUR pro Tag
    etc.

 - Mit ESC wird ein Optionsfenster geöffnet, in dem je nach Status folgende Optionen gewählt werden können
- Übernahme = Abspeicherung
- Verwerfen = wie ABF, wie Neuen Positionen bzw. Änderungen werden nicht übernommen
- Löschen   = Vermietauftrag wird gelöscht
- Memo
  Hier können z.B.  die Führerscheindaten des Mieters eingetragen werden etc.

- Kfz ändern
   Dem Vermietauftrag kann ein anderes Fahrzeug (wenn frei) zugeordnet werden.
   Dieses ist z.B. dann der Fall, wenn ein Fahrzeug ausfällt oder repariert werden muss etc.

 

 - Auftragsdaten ändern
  Der Vermietzeitraum kann verändert werden (wenn Fahrzeug  verfügbar).

 - Drucken   = Je nach Bearbeitungsstatus kann gedruckt werden:
                         - Vermietauftrag
                         - Abholschein
                         - Rückgabeschein
 

Vermietauftrag Drucken

 


 

Abholung

 Eingegeben wird Datum, Zeitpunkt der Fahrzeugausgabe sowie der Name des Abholers.
Weitere Personalien des Abholers können im Memo vermerkt werden.
Optional kann im Anschluss ein Abholschein gedruckt werden.

 


Rückgabe

Eingegeben wird Datum, Zeitpunkt der Fahrzeugrückgabe sowie Name des Rückbringers. Weitere Personalien können im Memo
vermerkt werden. Die tatsächlichen Vermiet- Tage/Stunden/km werden ermittelt und vorgegeben.

Optional können nun die Abrechnungspositionen mit den neuen Mengenfeldern aktualisiert werden. Die Preise werden in diesem Fall
neu berechnet.
Im Anschluss wird (nach Abfrage) der Vorgang in die ABF übergeben, hier wird eine Direktrechnung generiert, die im Wesentlichen
die Daten des Vermietvorgangs enthält. Der Vermietzeitraum wird als Textposition eingefügt.
Anschließend kann ein Rückgabeschein gedruckt werden:

 

 

 Abschluss, Rechnungsübergabe an ABF

Der  Vermietvorgang wird automatisch als erledigt markiert.
In der ABF wird automatisch eine  „Direktrechnung“ mit Formularvariante „9“ generiert. (Somit werden wie im Kfz-Handel die Kfz-Daten 
ausgewiesen)
Die Vermietdaten werden als Textzeilen in die Rechnung übernommen.
Die Bestände der Artikelpositionen werden korrigiert.
Im ABF-Auftrag wird Auftragsmenge = Liefermenge = Rechnungsmenge gesetzt.
Nach dem Druck des RA-Buchs/Statistikanlage werden die Vermietdaten somit in die Statistiken und Fahrzeug/Kunden/Artikelkartei
übernommen.

 

Auswertungen

Es können Vermietlisten sortiert nach Auftragsnummer, Kfz-Nummer und Kundennummer gedruckt werden.

 

 Vermietliste nach Artikelnummer

 
  


 

Vermietliste nach Kundennummer/Artikelnummer